賃貸に出している分譲マンションへ戻りたいのですが、どのように進めれば問題ないでしょうか？

賃貸人と賃借人が任意で退去について交渉をし、賃借人が自ら出て行ってくれるということになれば話は簡単なのですが、通常そのように簡単に出て行ってくれる賃借人はなかなかおりません。そのような賃借人に対して、賃貸人がそれでも退去を求める場合には（たとえば、法的手続きを利用する場合など）、借地借家法上、退去を求めるだけの正当な事由が賃貸人に認められる必要がございます。この正当な事由が認められるためには相当ハードルが高く、たとえば、介護が必要な家族がいて、どうしても当該物件でなければ、介護ができないといったどうしても賃貸人が当該物件に住まないといけないような事情、建物が老朽化して、立て直しが必要になるといったこのまま賃借人を継続して住まわすことができないような事情などが正当事由の代表的な事例です。つまり、実際は、ほとんど認められることがありません。ご相談された不動産会社が無理だとの返事をしたのもこれが理由です。
あとは、退去費用を賃借人に一定金額支払うことを提案されてはいかがでしょうか。通常は引っ越しにかかる費用や、転居先の契約に必要な初期費用など、合わせて賃料の３ヶ月分は想定されるべきかと思います。
まずは、事情をお話したうえで、任意で交渉をし、必要であれば、金銭の支払いも合わせて提案をし、退去について交渉なさってください。