複数の大型物件の重要事項説明書作成等の業務委託により、期日内に売却準備が可能に

1. 全国に点在するレジャー施設など複数の物件の売却に伴い、物件資料や重要事項説明書の作成が必要に

――今回のお取引の経緯は？

今回のお取引は、以前から付き合いのあった証券会社からのお声がけがきっかけでした。売主様は、全国にレジャー施設などを持つ事業法人です。複数の物件を売却する大型プロジェクトに証券会社がFA（ファイナンシャルアドバイザー）として携わっていたことから、今回のお話をいただきました。

入札による売却に伴い、重要事項説明書を含む入札検討者用の資料を用意する必要があったのですが、特殊かつ大規模な物件のため、売主様だけでは期日内での対応が難しいと判断し、資料作成業務の委託先を探されていたそうです。

当社のほかにも数社に声をかけていたようで、業務の委託先を決めるために複数社でコンペを行うことになりました。

2. 売却準備の必要書類は膨大に。社内リソースの逼迫を避けるため、業務委託を選択

――売主様の抱える課題は？

売却対象の物件は、レジャー施設など専門性が高く、大規模なものが複数。入札形式での売却が決まっていたため、各物件の入札検討用に物件資料と重要事項説明書などが必要でした。

売却対象の物件には未登記建物等も含まれており、物件特定をする必要がありました。また、地域ごとに異なる条例に対応しなければならないなど、特殊な物件だったことも売主様の抱えていた課題です。

全国に点在する各物件から資料作成のための照合書類を取り寄せてデータ化し、新たに資料を作成していく複雑で膨大な業務のため、売主様の社内リソース逼迫が予見されました。

さらに、膨大な紙の資料を管理・保管できる物理的な環境がなかったことも売主様が外部への業務委託を決めた背景でした。

3. 東急リバブル社内で全ての作業が完結する機動力と、確かなセキュリティー対策が安心材料に

――コンペではどのような提案を行った？

コンペでは、「物理的な資料の保管環境」「東急リバブルのみで全ての作業が完結する充分な人員配置」「特殊物件の資料作成実績」。この3つをアピールポイントとしてご提案しました。

資料作成のためには、膨大な紙資料を全国各地の物件から取り寄せてスキャンし、データ化する作業が必要です。紙資料の保管から仕分け、データ化作業のために社内に専用のスペースを用意しました。

また、東急リバブルは全ての作業を自社で完結させる人員配置の計画です。当社のみで業務が完結すること、紙資料を1箇所に集約して管理、作業ができるため書類原本の紛失リスクが低いことがセキュリティー対策観点で競合企業との優位性に繋がり、評価いただきました。

さらに、特殊な物件の資料作成等の実績等も加わり、東急リバブルに委託していただくことになりました。

4. 複数物件の必要書類作成が期日内に完了。業務委託サービスの活用で資料作成のスピード・クオリティの担保が可能に

――実際の資料作成業務はどのように進めた？

まずは各物件から必要書類を取り寄せることから始まりました。大規模で特殊な物件のため1物件あたりの資料が多く、全て合わせると段ボール300箱ほどの物量です。図面や物件説明書類など内容もバラバラな状態から一つひとつ精査して付番し、コピーをとってPDF化していく地道な作業でした。

書類はどれも原本なので常に紛失や破損に注意しながら作業を進め、約4ヶ月で全ての物件の物件資料と重要事項説明を作成することができました。重要書類をすべて当社で管理していたため、資料作成後、入札検討者への資料送付やご返却手配、来社いただいての資料確認までをサポートさせていただきました。

東急リバブル社内で全ての作業を一貫対応したため、各物件の対応窓口をひとつに集約できた点は、スケジュール通りの遂行に大きく寄与したと思います。売主様側、各物件の管理者、証券会社の方を含めて150名近い関係者との調整を東急リバブルが一手に引き受けました。

全国各物件の管理者に対して、書類の不足があれば再送付依頼をしたり、返却依頼をしたりと複雑なやりとりでしたが、社内関係者で毎日ミーティングを実施し、細かく進捗管理できたことが遅延のなかった要因です。

送付元へ返却いただくよう依頼をした書類が、全く別の場所に届いてしまうなど想定外なこともありましたが、常に「誰が何をしているか」まで把握していたため、書類の紛失や遅延もなく対応できました。

期日に遅れることなく全ての業務を完遂したことで、売主様のスケジュール通りに物件売却が進行しました。

5. 入札後、買主が決まった物件の契約関連書類作成も東急リバブルに委託

――入札後の資料作成業務はどのように進めた？

入札を経て買主が決まった物件の契約にあたり、必要となる関連書類作成も継続して東急リバブルに依頼いただきました。入札前の検討用資料作成における品質や、スケジュール通りの進行、関係各所との調整や柔軟なコミュニケーションを評価いただけた結果だと思います。

入札後の契約には、所有者変更の届出や対象物件に入るテナント事業者への通知・契約書の用意など多岐にわたる範囲の書類作成が必要でした。

各契約の書類を作成して、対象者への送付から返却手配まで細かくスケジューリングし、毎日のミーティングで常に進捗状況を確認しながら遅れのないように進め、約3ヶ月で完遂。

各施設の責任者やテナント事業者など契約に関わる人が多く複雑でした。これらも入札検討用の資料作成時と同様に東急リバブルに問い合わせ窓口を集約したことで、関係者の混乱を招くことなく進行することができました。各所からの問い合わせは、すべて私どもで一次対応して把握していたので、「東急リバブルに聞けば解決する」という安心感も持っていただけたのではないでしょうか。

売主様と証券会社の方からは「自社だけではこれほどスムーズに進められなかった」とありがたいお言葉をいただいたことも印象に残っています。

6. 不動産売買において業務委託サービスを活用することで、期待できる効果

――不動産売買において、業務委託サービスの活用で期待できる効果は？

人的リソース不足の解消が一番の効果だと考えています。専門知識や実績を有する委託先であればそれだけ業務の生産性も高くなります。業務委託の活用で、コストを抑えながら自社内の業務負担を軽減することができます。

業務負担の軽減によって従業員の疲弊を防ぐことで、よりコアな業務への集中や現行業務への余力創出につながるのではないでしょうか。

東急リバブルは、不動産取引における豊富な情報量と高い専門性を活かして、あらゆる業務に対応できます。エリアや物件種別を問わず、お取引に付随する業務のご支援が可能ですので、不動産に関するお困りごとがございましたらぜひ一度お問合せください。

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